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Cómo importar el histórico de tus gastos a Billage
Cómo importar el histórico de tus gastos a Billage
Pau avatar
Escrito por Pau
Actualizado hace más de un año

Te explico como subir los gastos paso a paso.

Hay dos formas de encontrar la parte de importación de las gastos:


Cómo importar el el histórico de tus gastos desde el menú principal.

Si quieres que te guiamos directamente dentro de la plataforma, clica el botón de abajo y te va a mostrar en directo como navegar dentro de plataforma para poder subir las gastos. ¡Pruébalo!

Si no te ha salido este mensaje después de clicar el botón, haz el log in en la plataforma y pruébalo otra vez. Después del log in debería funcionar correctamente.

Te dejamos igualmente las instrucciones detalladas paso a paso.

1. Ajustes e importaciones

Para importar tu histórico de gastos navega al menú principal y escoge Ajustes e importaciones.

2. Importaciones

Una vez dentro, clicamos en Importaciones y vamos a la parte de Importar gastos.

3. Descargamos plantilla

Cuando estarás en la pagina de importación de gastos, pulsa el botón Descargar plantilla para descargar un modelo de los datos que deberás incluir.

4. Adaptar la plantilla descargada

En unos segundos tendrás descargado un documento Excel.

(!) IMPORTANTE, no cambias nunca y nada en la cabecera (fila 1) del excel ni borras las columnas. En fila 2 encontrarás valores que te hemos puesto ahí como ejemplo así que puedes tranquilamente sobrescribirlos con los datos de tus gastos. Ahora te explicamos que significa cada campo de la cabecera de la tabla y cuales de ellos son obligatorios.

Campos obligatorios

Imprescindibles para que suben todos los datos de forma correcta.

  • FECHA_(dd/mm/aaaa)
    El formato tiene que ser dd/mm/aaaa para evitar errores.

  • NOMBRE_COMERCIAL_EMPRESA

  • REFERENCIA
    Referencia del gasto.

  • FORMA_PAGO_ALIAS
    Tienes que escoger una de estas opciones: BANK_TRANSFER, CASH, CHECK, PROMISSORY_NOTE, BANK_RECEIPT, PAYPAL, CREDIT_CARD, PAY_ON_DELIVERY, CONFIRMING, STRIPE, TPV, FACTORING, UPHOLD, PAYONEER

  • TERMINO_PAGO_ALIAS
    Campo numérico. Son los días de margen para pagar la factura. "0" si la factura es al contado, "30" si la factura es a 30 días.

  • DESCRIPCION_CONCEPTO
    Descripción del concepto del gasto.

  • UNIDADES

  • PRECIO_UNITARIO

  • %_RETENCION

  • %_IVA

  • %_DESCUENTO

Campos opcionales

Puedes añadir si te resulta útil.

  • OBSERVACIONES
    Observaciones del concepto del gasto.

  • FECHA_VENCIMIENTO_(dd/mm/aaaa)
    El formato tiene que ser dd/mm/aaaa para evitar errores.

  • PAGADO
    Estado del vencimiento generado. Si no se informa se marcará como pagado.

  • CATEGORIA
    Categoría del gasto. Si no existe la categoría introducida, se creará.

  • NUMERO_INTERNO
    Número interno del gasto. Solo la parte incremental del código del gasto.

  • SERIE_ALIAS
    Nombre de la serie.

5. Revisión y finalización

Rellena el Excel con datos de tus gastos utilizando los campos existentes como guía. Algunos consejos a tener en cuenta:

  • Copia todas las columnas de nuestra plantilla aunque estén vacías.

  • Asegúrate de haber rellenado todos los campos requeridos.

  • No dejes ninguna fila en blanco.

  • Tienes que copiar todo el contenido, incluida la cabecera.

Al finalizar copia toda la tabla y pegala (CTRL + V) en el campo de texto del punto 3 y clica en el botón de Importar y previsualizar para continuar con el proceso.

El proceso se finalizará mostrando que hay algunos errores por corregir o que ya se han subido todos los datos con éxito!


Cómo importar el el histórico de tus gastos desde la sección de Gastos de Billage.

Si quieres que te guiamos directamente dentro de la plataforma, clica el botón de abajo y te va a mostrar en directo como navegar dentro de plataforma para poder subir las gastos. ¡Pruébalo!

Si no te ha salido este mensaje después de clicar el botón, haz el log in en la plataforma y pruébalo otra vez. Después del log in debería funcionar correctamente.

Te dejamos igualmente las instrucciones detalladas paso a paso.

1. Importaciones

Cuando estas en la pagina de Gastos, pulsa los tres puntos al lado derecho del botón "+Crear gasto" y clica en Importar gastos.

2. Descargamos plantilla

Cuando estarás en la pagina de importación de gastos, pulsa el botón Descargar plantilla para descargar un modelo de los datos que deberás incluir.

3. Adaptar la plantilla descargada

En unos segundos tendrás descargado un documento Excel.

(!) IMPORTANTE, no cambias nunca y nada en la cabecera (fila 1) del excel ni borras las columnas. En fila 2 encontrarás valores que te hemos puesto ahí como ejemplo así que puedes tranquilamente sobrescribirlos con los datos de tus gastos. Ahora te explicamos que significa cada campo de la cabecera de la tabla y cuales de ellos son obligatorios.

Campos obligatorios

Imprescindibles para que suben todos los datos de forma correcta.

  • FECHA_(dd/mm/aaaa)
    El formato tiene que ser dd/mm/aaaa para evitar errores.

  • NOMBRE_COMERCIAL_EMPRESA

  • REFERENCIA
    Referencia del gasto.

  • FORMA_PAGO_ALIAS
    Tienes que escoger una de estas opciones: BANK_TRANSFER, CASH, CHECK, PROMISSORY_NOTE, BANK_RECEIPT, PAYPAL, CREDIT_CARD, PAY_ON_DELIVERY, CONFIRMING, STRIPE, TPV, FACTORING, UPHOLD, PAYONEER

  • TERMINO_PAGO_ALIAS
    Campo numérico. Son los días de margen para pagar la factura. "0" si la factura es al contado, "30" si la factura es a 30 días.

  • DESCRIPCION_CONCEPTO
    Descripción del concepto del gasto.

  • UNIDADES

  • PRECIO_UNITARIO

  • %_RETENCION

  • %_IVA

  • %_DESCUENTO

Campos opcionales

Puedes añadir si te resulta útil.

  • OBSERVACIONES
    Observaciones del concepto del gasto.

  • FECHA_VENCIMIENTO_(dd/mm/aaaa)
    El formato tiene que ser dd/mm/aaaa para evitar errores.

  • PAGADO
    Estado del vencimiento generado. Si no se informa se marcará como pagado.

  • CATEGORIA
    Categoría del gasto. Si no existe la categoría introducida, se creará.

  • NUMERO_INTERNO
    Número interno del gasto. Solo la parte incremental del código del gasto.

  • SERIE_ALIAS
    Nombre de la serie.

4. Revisión y finalización

Rellena el Excel con datos de tus gastos utilizando los campos existentes como guía. Algunos consejos a tener en cuenta:

  • Copia todas las columnas de nuestra plantilla aunque estén vacías.

  • Asegúrate de haber rellenado todos los campos requeridos.

  • No dejes ninguna fila en blanco.

  • Tienes que copiar todo el contenido, incluida la cabecera.

Al finalizar copia toda la tabla y pegala (CTRL + V) en el campo de texto del punto 3 y clica en el botón de Importar y previsualizar para continuar con el proceso.

El proceso se finalizará mostrando que hay algunos errores por corregir o que ya se han subido todos los datos con éxito!


Recuerda, que a parte de importar el listado de tus gastos, puedes hacer lo mismo con facturas, clientes, proveedores, productos, servicios y contactos. Te dejamos aquí los links a las instrucciones para que puedas encontrarlos fácilmente.

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